Kommuner vil nedbringe overbooking i idrætsanlæg

Rundt om i en del af landets idrætshaller knipser kameraer et par gange i timen for at registrere, om der er brugere på gulvet. Opmærksomheden på overbooking i idrætsanlæg er vokset gevaldigt, efter at forskningsprojektet Fremtidens Idrætsfaciliteter satte tal på den fornemmelse, som mange idrætskonsulenter og fritidschefer måske havde i forvejen.

Mange bookede tider i idrætshallerne bliver ikke brugt. Dermed bliver de penge, som kommunerne kanaliserer ud i form af lokaletilskud til foreninger og til driftstilskud til kommunale idrætsanlæg, kun delvist brugt til reel aktivitet. En del af pengene går med andre ord til slukket lys i et tomt anlæg.

Forskningsprojektet viser, at i gennemsnit står hallerne tomme i næsten 40 pct. af den mest attraktive tid: Kl. 16.00-22.00 på hverdage. Ganske vist bookes otte ud af ti tider mellem kl. 16.00 og 22.00 i anlæggene, helt overvejende af idrætsforeninger. Men en fjerdedel af de bookede tider i idrætshaller benyttes ikke.

I svømmehaller er forskellen mellem bookede tider og benyttede tider lidt mindre: Hver tiende bookede tid mellem kl. 16.00 og 22.00 på hverdage står tom. Tallet dækker dog over store regionale forskelle.

Forskningsprojektets resultater bunder i målinger fra 23 kommuner, men forskerne vurderer ud fra en række parametre, at resultaterne er gældende på landsplan.

Ubenyttede, bookede tider koster kommunen penge

Hvis en træningstid i en hal står som ’booket’ i systemet, men ikke bliver brugt af foreningen, kan det være svært for andre brugere at udnytte haltiden. Så ofte står halgulve og baner bare tomme på disse tidspunkter.

Kommunerne giver mange steder foreningerne tilskud til bookede tider i selvejende anlæg, fordi det vil være praktisk vanskeligt kun at give tilskud til de benyttede tider. Det betyder, at der heller ikke er noget incitament til, at hverken anlæggets leder eller foreningerne skulle tage initiativ til at skabe ny aktivitet i de bookede tider, der ikke benyttes. Pengene kommer jo alligevel.

På afslutningskonferencen for Fremtidens Idrætsfaciliteter fortalte kultur- og fritidschefen i Hedensted Kommune, Teresa Egballe, at kommunen i 2017 på den måde betalte godt 1,5 mio. kr. i tilskud til slukket lys i tomme haller. Kommunen har efterfølgende skabt en dialog mellem kommune, haller og foreninger om kulturen for booking og afbooking.

Læs også: Forskning i idrætsanlæg åbner lokale diskussioner.

Halsamvirke på vej i Ringkøbing-Skjern

I Ringkøbing-Skjern Kommune anslår fritidskonsulent Jonas Caben Iversen, at der betales betydeligt mere til ’slukket lys i en tom hal’, end i Hedensted. Kommunen rummer 35 selvejende idræts- og kulturcentre, heraf 22 haller, og endnu en er på vej.

”Vi ligner resten af landet: En fjerdedel af de bookede tider benyttes ikke. Det svarer groft sagt til omkring 2, måske 3 mio. kr., der kunne være gået til andre idrætstilbud for børn og voksne,” vurderer han.

I en enkelt hal blev hele 80 pct. af de bookede tider ikke benyttet, viste forskningsprojektet. Det udløste massivt, uanmeldt tilsyn fra kommunen og samtaler med alle foreninger, der bruger hallen. Det er i øvrigt ikke et særsyn, at en eller to haller i hver kommune har afvigende tal.

Fritidsafdelingen er nu i dialog med foreningerne om at ændre bookingkulturen, men forskningsprojektet har også haft en anden virkning, fortæller Jonas Caben Iversen:

”Det har startet en debat om idrætsanlæg som aktører, ikke bare som ’rammer’ for aktivitet. Foreningerne har nok at gøre med deres hold, så hvordan kan anlæggene aktivere overskydende tid og f.eks. starte Idræt om dagen, hensyntagende motion og fitness for udvalgte målgrupper? Det diskuteres i det nye halsamvirke, vi er ved at få op at stå,” fortæller han.

Afmeldermodul skal gøre det lettere at aflyse

Hvis en træner vil afmelde en booket haltid, er en af de gængse udfordringer, at kommunikationsvejen til den person, der udfører afbookingen, kan være lang og snørklet.

Det gør Rudersdal Kommune nu noget ved. Her har man udviklet et nyt afmeldermodul til KMD Booking.

Kommunen har arbejdet med at skabe bedre udnyttelse af idrætsanlæggene, lige siden den i 2012 fik lavet en Idan- og SDU-undersøgelse af kapacitetsudnyttelsen. Her er udelukkende kommunale anlæg.

”Vores foreninger synes, at det er for bøvlet at afbooke en haltid. Derfor har vi fået udviklet et afmeldermodul til bookingsystemet, som lige nu er ved at blive sat i drift,” fortæller Johnni Mosevang Christensen, funktionschef i Kultur.

Via modulet kan træneren på et hold med to-tre tryk på telefonen afmelde en booket tid. Alle, der er interesserede i at kende til ledige tider i en bestemt hal, et mødelokale eller på en særlig facilitet, kan abonnere på notifikationer, så de efterfølgende i samme modul straks kan booke tiden.

Hvis den ledige tid ikke bookes af andre foreninger, udbydes den via WannaSport, hvor byens borgere kan booke den. WannaSport bruges nu i over 30 kommuner til at give borgere adgang til kommunens faciliteter uden medlemskab af en forening.

”Afmeldermodulet er ret enkelt, og det er tankevækkende, at det først laves nu. Vi har en kultur for, at foreninger booker tider en gang om året, og at de ikke tænker så meget over at afbooke de tider, de alligevel ikke skal anvende. Det er bl.a. Fremtidens Idrætsfaciliteter, der for alvor har sat kapacitetsudnyttelse på den politiske dagsorden,” siger Johnni Mosevang Christensen.

Stiller krav om et vist antal deltagere

Rudersdal Kommune har også ændret regelsættet for udlån af lokaler, så hvis flere ønsker den samme tid i f.eks. en større hal, skal der nu et være et minimum af deltagere til aktiviteten. Antallet er individuelt for hver idrætsgren og for aldersgrupper, så små idrætsgrene og børn og unge kan prioriteres særskilt. Foreningerne har været med til at pege på løsningen.

”Et hold på otte håndboldspillere behøver måske ikke en hel hal, men kan nøjes med en halv bane. Hvis nogle ikke kan leve op til minimumsantallet, prøver vi at finde andre løsninger sammen med dem,” siger Johnni Mosevang Christensen.

Desuden er fordelingspuljen gennemsigtig, så foreninger og alle andre kan se, hvem der har booket hvilke tider. Det sker i håbet om en selvregulerende effekt. I løbet af 2020 sættes der også kameraer op til digital registrering af aktivitet i hallerne. Den langvarige indsats har stille og roligt ført til ændringer:

”Vi har færre bookede, ikke-benyttede tider i dag. Men vi har stadig uudnyttet kapacitet, næsten ingen i primetime, men særligt i de sene aftentimer på ugens fire første dage, på fredage og i weekender. I nogle anlæg er der dog nu en udnyttelsesgrad på over 95 pct.,” fortæller han.

”Borgerne skal også vænne sig til, at det er muligt at leje idrætsfaciliteter gennem WannaSport. De er vant til, at faciliteter er for foreninger. Så området vil helt sikkert udvikle sig endnu mere.”

Kameraer afprøves mange steder

En lang række kommuner afprøver nu kameraer, der registrerer aktivitet i hallerne ved at tage et antal billeder hver time. Personerne på billederne sløres. Holbæk Kommune samarbejder med Lokale og Anlægsfonden om et aktivitetsmålingsprojekt, hvor der er sat kameraer op i ni haller. I alt rummer kommunen 17 haller, halvdelen selvejende og halvdelen kommunale, samt et antal skolehaller.

Resultaterne sammenholdes med data om halbookingerne, og hvis der er gentagne tomme, men bookede tider, tager Kultur- og Fritidssekretariatet initiativ til en dialog mellem idrætsanlægget og foreningen og eventuelt skolen, fortæller Brian Worm Ahlquist, chef for kultur, fritid og borgerservice i Holbæk Kommune.

”Vi vil løfte udnyttelsesgraden, så der kommer flere brugere ind i vores haller i alle tidsrum - også nogle, vi ikke ser i dag. Her er ældre, som gerne vil bruge haller i dagtimerne, men de haller, der ligger ved skoler, er booket kl. 8.00-16.00. Måske viser det sig, at der er ’huller’, hvor de ældre godt kunne få en tid,” siger han.

Holbæk Kommune erligesom mange andre kommuner i gang med at lave en idrætsfacilitetspolitik, hvor man forsøger at indarbejde anbefalingerne fra Fremtidens Idrætsfaciliteter om bl.a. at give nye brugergrupper lettere adgang.

Idrætsanlæg skal også bruges som mødesteder

I Holstebro Kommune bliver bookingkultur og en ny facilitetspolitik diskuteret i kommunens 15 udviklingsfora på idrætsområdet. Her er bl.a. et udviklingsforum for halinspektører og et for selvejende idrætsanlægs bestyrelser. Kommunen har 24 idrætsanlæg, hvor halvdelen er kommunale og halvdelen er selvejende.

”Udfordringen er at sikre et fornuftigt aktivitetsniveau, men det er også gået op for os, at haller har mange funktioner, som ikke kan gøres op i udnyttelsesgrad,” påpeger Henrik Schou Zacho, biblioteks- og kulturchef i Holstebro Kommune.

”Haller er mødesteder. Der er fællesspisning, dilettant, foredrag og andre sociale og kulturelle aktiviteter, og de selvejende haller bliver lejet ud til konfirmationer og familiefester. Det er klart, at Thorminde med 342 borgere ikke kan have samme aktivitetsniveau i hallen som Mejrup med 5.000 borgere. Det afgørende er, hvordan den bliver ledet og drevet. Vi skal afdække, at der er et større potentiale, der handler om medborgerskab og sammenhængskraft,” siger han.

Når det er sagt, så er det stadig tydeligt, at i de kommunale haller, hvor foreningerne skal betale for den tid, de bruger, bliver der lavet flere afbookinger, end der gør i de selvejende haller, som foreningerne måske selv ejer. I de selvejende haller går lokaletilskuddet jo videre til hallen, og det koster ikke i samme grad foreningerne penge at lade være med at afbooke. 

Emnet diskuteres netop nu i forbindelse med den nye facilitetsstrategi, og foreningerne ønsker selv en ændring, forklarer Henrik Schou Zacho.

"Vi vil gerne lave en mere tidssvarende incitamentstruktur med den enkelte borger i centrum mere end ejerforholdene omkring hallen," forklarer han. 

”Vi skal tænke mere nuanceret i, hvordan vi kan udvikle hallerne. Vi vil gerne animere til mere idræt og bevægelse, men også til mere samvær for lokalområdet. Måske skal vi slække på kravet om, at kun folkeoplysende aktiviteter må bruge hallen og lade andre komme til, så det i endnu højere grad bliver lokalområdets mødested,” siger han.

Behov for flere forskellige løsninger

I Odense Kommune kan fritidschef Rune Bille sådan set godt forstå foreninger, der holder fast i ’de gode tider’ i hallen af angst for at miste dem i næste sæson. Men hvis alle kun bookede de tider, de brugte, var der jo ikke noget problem.

”Det handler om at italesætte problemet og skabe en helhedsforståelse. For mig at se skal der mange forskellige løsninger til alt efter anlæggets brugersammensætning, geografi og udnyttelsesgrad. I Dalum-hallerne har de f.eks. en Facebookgruppe, hvor brugerne, som er fire-fem store foreninger, koordinerer afbookede tider. Det fungerer fremragende. Men det duer ikke, hvis der er 70 brugere,” siger han.

”Idrætsanlæg er jo bygget for alles penge, og de er bygget til, at alle skal kunne bruge dem. Så det er vigtigt, at brugerne har en god oplevelse med at komme der, og at kommunen ikke betaler penge for slukket lys i en tom hal.”